Oficinas después del COVID: Pasillos grandes, menos mesas

El coronavirus ya ha cambiado la forma en la que trabajamos. Ahora está cambiando el espacio físico también.

Muchas empresas de Estados Unidos están haciendo cambios en sus oficinas para ayudar a que los empleados se sientan más seguros en su regreso al trabajo presencial, como mejorar los sistemas de ventilación o alejar las mesas. Otras han reducido el número de mesas y construido más salas de conferencias para acomodar a los empleados que siguen trabajando a distancia, pero acuden para las reuniones.

Arquitectos y diseñadores dicen que es un momento de experimentación y reflexión para los empleadores. Steelcase, una firma de muebles de oficina con sede en Grand Rapids, Michigan, señaló que según sus investigaciones, la mitad de las empresas del mundo tienen previsto hacer importantes rediseños en su oficina este año.

“Este año hizo pensar, quizá de forma más fundamental que nunca antes, ‘Eh, ¿por qué vamos a la oficina?’”, dijo Natalie Engels, directora de diseño en Gensler, un estudio de arquitectura en San José, California

No todas las empresas están haciendo cambio, y Engels insistió en que no tienen por qué. Ella dice a sus clientes que recuerden lo que funcionaba -y lo que no- antes de la pandemia.

Pero los diseñadores dicen que muchas empresas buscan formas nuevas de que los empleados se sientan seguros y motivados en la oficina, especialmente ahora que hay una falta de personal disponible.

Eso es lo que llevó a la empresa alimentaria y farmacéutica Ajinomoto a reformar el año pasado el diseño de su nueva sede norteamericana a las afueras de Chicago.

Los empleados de Ajinomoto regresaron al trabajo presencial en mayo a un edificio con amplios pasillos y mamparas de cristal entre los cubículos, para darles más espacio y tratar de que los trabajadores se sientan más seguros.

Para mejorar la salud mental, la compañía transformó lo que iba a ser una zona de trabajo en una “sala de relajación” similar a un balneario, con sillones reclinables y música suave. Se ha acondicionado una cocina para hacer presentaciones virtuales si los clientes prefieren no desplazarse. Y el equipo de limpieza pasa dos veces al día y deja notas para indicar qué se ha desinfectado.

“Quizá sea excesivo, pero quizá ofrezca calma a los que tienen reservas sobre regresar a un entorno de trabajo presencial”, dijo Ryan Smith, vicepresidente ejecutivo de Ajinomoto North America. Smith estima que el 40% del diseño de la nueva sede se modificó debido al COVID

Shobha Surya, directora asociada de ventas y proyectos en Ajinomoto, dijo que el nuevo espacio le da energía.

“La oficina da un equilibrio entre el trabajo y la vida doméstica”, dijo. “Una está más centrada aquí y no tiene ninguna distracción”.

Surya dijo que también estaba encantada de volver a trabajar con sus colegas.

No es la única. Las encuestas indican que lo que más extrañan los empleados del trabajo en oficina es socializar y colaborar con sus colegas, dijo Lise Newman, directora de prácticas laborales en la firma de arquitectura SmithGroup. Las compañías intentan fomentar esa interacción creando más espacios sociales para los empleados. Algunos imitan a cafeterías, con suelos de madera, sillones y lámparas colgantes.

“Las empresas intentan crear la sensación de que este es un club de moda en el que la gente quiere estar”, dijo Newman.

Steelcase ha dividido uno de sus vestíbulos en acogedores espacios de reuniones de distintos tamaños, separados por divisores llenos de plantas. Hay pantallas con ruedas que se pueden desplazar para incluir en las discusiones a personas que trabajan desde casa.

Pero tras un año de trabajo desde casa, algunos empleados quieren privacidad, de modo que Steelcase añadió más cabinas de cristal para hacer llamadas privadas y cubículos discretos con pequeñas puertas corredizas.

Mark Bryan, diseñador de interiores de la firma de Columbus Ohio M+A Architects, espera que la cultura de oficina del futuro sea más flexible, con espacios distintos para trabajar en un mismo día. Los introvertidos podrían optar por una pequeña sala privada, y los extrovertidos por una mesa en la cafetería de la oficina.

Algunos cambios reflejan un nuevo compromiso con una forma híbrida de trabajo. Valiant Technologies, que ofrece soporte técnico y otros servicios a empresas, deja que sus empleados trabajen principalmente desde casa, pero les permite reservar una mesa para los días que quieren ir a la oficina. La empresa neoyorquina ha eliminado las filas de mesas y dejado más espacio entre las que quedan. Los empleados dejan su teclado, ratón y auriculares en taquillas.

Megan Quick, responsable asociada de ventas en Valiant, dijo que valora que la compañía le facilitara el regreso a la vida de oficina este mes.

“Reajustarnos nos tomará mucho tiempo”, dijo. “Que Valiant nos deje marcar nuestro ritmo de regreso me hace sentir segura”.

No todos los cambios serán permanentes. El verano pasado, cuando Steelcase empezó a traer de vuelta a algunos trabajadores, separaron las mesas de la cafetería y sólo permitían una persona por mesa. Eso hacía el espacio tan deprimente que nadie quería sentarse allí, dijo el director general de la empresa, Jim Keane.

“Una lección importante es que, sí, tiene que ser seguro, pero también tiene que ser inspirador”, dijo. “La gente va a esperar más de las oficinas en el futuro”.